8 fonctions essentielles pour (presque) tout faire sur Excel
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Excel est un logiciel très complet, capable de prouesses impressionnantes quand on sait lui parler correctement et lui demander de faire ce que nous voulons vraiment. Pour un débutant, ce logiciel peut intriguer autant qu’il peut être source d’angoisse en regardant toutes ces cases vides qui n’attendent qu’une chose : être remplies de données.
Pour faire tourner la bête, et répondre à un usage simple (et pourtant performant), quelques fonctions basiques permettent de répondre à plus de 80% des besoins de chacun, qu’il s’agisse de besoins personnels ou professionnels.
Dans cet article, je vous liste les 8 fonctions essentielles pour utiliser efficacement Excel. Chacune d’entre elle sera détaillée dans un prochain article pour qu’elles n’aient plus de secret pour vous ! N’hésitez pas à me dire sur laquelle vous souhaitez prioritairement obtenir plus d’information 😊
SOMME
L’une des fonctionnalités de base d’Excel est de pouvoir additionner des valeurs, telle une calculatrice. L’avantage de ce logiciel est de pouvoir additionner un grand nombre de valeurs rapidement, de corriger ces valeurs et d’obtenir instantanément le résultat mis à jour. Bien qu’elle soit plus longue à écrire qu’un simple ‘+’ pour additionner deux cellules, l’habitude d’utiliser cette formule permettra de gagner du temps si de nouvelles données doivent être additionnées.
L’écriture la plus commune de cette fonction est la suivante :
=SOMME(cellule 1;cellule2;cellule 3)ou encore :
=SOMME(plage de cellules)quand les données à additionner sont toutes sur une même ligne ou même colonne.
SI
La fonction SI permet d’introduire la notion de choix par rapport à une condition donnée. Excel exécutera la même formule mais affichera des résultats différents si la condition est réalisée (vraie) ou non (fausse). L’avantage de la fonction SI est de pouvoir se cumuler pour multiplier les conditions de résultats.
L’écriture de la fonction SI suit la formulation suivante ; SI… Alors… Sinon… :
=SI(condition;Alors action à exécuter si la condition est vraie;Sinon action à exécuter si la condition est fausse)Exemple : je cherche à savoir si une date est inférieure ou supérieure à la date du jour. Ma fonction SI s’écrira de manière littérale sous la forme :
=SI(date < date du jour;Alors afficher « oui »;Sinon afficher « non »)En considérant que la date à vérifier est située dans la cellule A1, la formule exacte est :
=SI(A1<AUJOURDHUI();"oui";"non")NBVAL
La fonction NBVAL (nombre de valeurs) permet de compter le nombre de cellule contenant des données (texte, formule, nombre, …) Elle exclut d’office toute cellule vide et renvoie la quantité de cellules non vides dans la plage sélectionnée.
La fonction NBVAL s’écrit avec la même syntaxe que la fonction SI :
=NBVAL(cellule1;cellule2;cellule3)ou encore :
=NBVAL(plage de cellules)quand les données à additionner sont toutes sur une même ligne ou même colonne.
Exemple : des pays sont renseignés en colonne A, leur capitale en colonne B.
La fonction NBVAL permet de connaître le nombre de pays pour lesquels la capitale a été renseignée. La formule s’écrira ainsi :
=NBVAL(B2:B7)Le résultat renvoyé sera 5 (seule l’Australie n’a pas sa capitale renseignée).
ET
La fonction ET introduit la notion de conditions multiples à réaliser simultanément. Elle est fréquemment utilisée dans la fonction SI. Si toutes les conditions mentionnées dans la fonction ET sont réalisées, la fonction renvoie une unique valeur ‘VRAI’. Si au moins l’une des conditions n’est pas vérifiée, la fonction renvoie une unique valeur ‘FAUX’.
L’écriture de la fonction ET est la suivante :
=ET(condition 1;condition 2;condition 3)Exemple : je souhaite qu’Excel vérifie si une valeur donnée est comprise entre 1 et 10. Si elle est bien dans cet intervalle, Excel envoie la valeur VRAI. Si elle n’est pas dans l’intervalle, Excel doit renvoyer la valeur FAUX. Excel doit donc vérifier deux conditions simultanées :
- La valeur doit être supérieure ou égale à 1
- La valeur doit être inférieur ou égale à 10
Si la valeur vérifiée est en cellule C3, la formule s’écrira :
=ET(C3>=1;C3<=10)Les résultats sont les suivants, en fonction de la valeur en cellule C3 :
| Valeur en C3 | Condition 1 (≥1) | Condition 2 (≤10) | Résultat |
|---|---|---|---|
| 3 | vrai | vrai | VRAI |
| -4 | faux | vrai | FAUX |
| 15 | vrai | faux | FAUX |
La valeur VRAI sera renvoyée uniquement pour le nombre 3, qui est comprise entre 1 et 10.
OU
La fonction OU introduit elle aussi la notion de conditions multiples. À l’inverse de la fonction ET, la fonction OU renvoie la valeur ‘VRAI’ si au moins une des conditions est réalisée. La valeur ‘FAUX’ est renvoyée uniquement dans le cas où aucune condition n’est réalisée.
La fonction OU s’écrit :
=OU(condition 1;condition 2;condition 3)Exemple : en reprenant l’exemple précédent, je cherche maintenant à savoir si ma valeur n’est pas comprise entre 1 et 10. Dans ce cas, Excel doit vérifier deux conditions qui ne peuvent pas être simultanées (seule l’une ou l’autre est vraie) :
- La valeur doit être inférieure à 1
- La valeur doit être supérieure à 10
La fonction OU va permettre répondre à ma demande de la façon suivante (avec la valeur à analyser toujours en cellule C3) :
=OU(C3<1;C3>10)Les résultats sont les suivants, en fonction de la valeur en cellule C3 :
| Valeur en C3 | Condition 1 ( | Condition 2 (>10) | Résultat |
|---|---|---|---|
| 3 | faux | faux | FAUX |
| -4 | vrai | faux | VRAI |
| 15 | faux | vrai | VRAI |
Cette fois, à l’inverse de la fonction ET, la valeur VRAI est renvoyée pour les nombres -4 et 15.
SOMME.SI
La fonction SOMME.SI permet de combiner les possibilités des fonctions SOMME et SI en une seule fonction. Elle s’utilise sous la forme :
=SOMME.SI(plage dans laquelle la condition doit être vérifiée;condition;plage des valeurs à additionner)Exemple : j’ai repris l’exemple utilisé pour la fonction NBVAL, en ajoutant le nombre d’habitants ainsi que le continent associé à ces pays.
Pour connaître le nombre d’habitants dans les pays européens mentionnés, la fonction SOMME.SI s’écrira :
=SOMME.SI(D2:D7;"Europe";C2:C7)dans laquelle :
- La
plage dans laquelle la condition doit être vérifiéecorrespond à la colonne D « Continent » - La
conditionest le mot « Europe » - La
plage des valeurs à additionnercorrespond à la colonne C « Habitants ».
Le résultat donnera la valeur 210 300 00 habitants, ce qui correspond à la somme des habitants de la France (68 000 000), de l’Allemagne (83 200 000) et de l’Italie (59 100 000).
NB.SI
Tout comme la fonction précédente, la fonction NB.SI (nombre si) permet d’utiliser les deux fonctions NBVAL et SI en une seule fois. Elle permet de retourner le nombre de cellules non vides dans une plage sélectionnée, pour lesquelles une condition est respectée. La synthase est la suivante :
=NB.SI(plage dans laquelle la condition doit être vérifiée;condition)Exemple : je reprends les mêmes données qu’au paragraphe précédent :
Pour connaître le nombre de pays appartenant à l’Europe (dans le tableau ci-dessus), la formule s’écrira :
=NB.SI(D2:D7;"Europe")Le résultat affiché sera 3 (France + Allemagne + Italie)
ARRONDI
La fonction ARRONDI permet de réduire un résultat au nombre souhaité de chiffres après la virgule. Excel supprime les chiffres au-delà du nombre souhaité. Le dernier chiffre après la virgule est automatiquement arrondi en utilisant les règles mathématiques :
- Arrondi au chiffre inférieur si le chiffre suivant est compris entre 0 et 4 inclus
- Arrondi au chiffre supérieur si le chiffre suivant est compris entre 5 et 9
La fonction ARRONDI s’écrit ainsi :
=ARRONDI(valeur;nombre de chiffres après la virgule)Exemple : dans le tableau ci-dessous, j’utilise la fonction ARRONDI pour limiter mes résultats à 3 chiffres après la virgule suivant la formule suivante :
=ARRONDI(valeur;3)| Valeur | sans ARRONDI | avec ARRONDI |
|---|---|---|
| 1/3 | 0.33333333333… | 0.333 |
| 2/3 | 0.66666666666… | 0.666 |
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