Le temps dans Excel partie 1 : l’heure

Qu’il s’agisse du suivi d’heures pour des salariés, ou d’un résultat de classement lors d’une épreuve sportive, ou du décompte de temps passé sur ses objectifs (sportifs ou non), Excel gère la notion de temps qui passe pour l’intégrer dans ses cellules et formules. Dans cet article, je vais décortiquer avec toi la façon dont Excel gère et affiche l’heure, afin que tu obtiennes le résultat qui t’intéresse.

Je préfère te prévenir tout de suite : Excel travaille avec des heures figées dans le temps. Il ne sait pas afficher des heures évolutives comme une montre ou un chronomètre savent le faire. Maintenant que c’est dit, nous pouvons continuer 😁

Afin de faciliter la lecture de cet article et éviter les confusions, je parlerai :

• Des heures (au pluriel) pour désigner uniquement la valeur des heures, excluant de fait les minutes et secondes.
• De l’heure (au singulier) pour désigner l’heure en général, comme sur une horloge. L’heure regroupe donc les heures, les minutes et les secondes.
• De l’HEURE (en majuscules) quand il s’agit de la fonction.

Tu peux télécharger ici le fichier duquel les copies d’écran de cet article sont tirées. Il te permettra de mieux visualiser les formats utilisés et de faire tes propres tests.

D’où vient l’heure utilisée

Excel utilise l’heure du système d’exploitation sur lequel il est installé : celui de l’ordinateur ou du téléphone.

L’heure est un cycle de 24h, soit une journée complète. Afin de se repérer dans le temps, Excel décompose ce cycle en une addition de sa plus petite unité reconnue (la seconde) et utilise un numéro de série pour chaque heure différente.

Il existe 86 400 secondes dans une journée (24h x 60min x 60s) pour un cycle complet. Une seconde représente donc 1/86400^e de la journée, soit 0,00001157407. Ce chiffre est exprimé sans unité (de temps) car il représente uniquement un numéro de série, une valeur mathématique pour Excel.

Une journée complète correspond à la totalité des 86400 secondes, soit à la valeur 1.

Chaque heure intermédiaire est représentée par des valeurs correspondant à l’addition des secondes nécessaires pour obtenir l’heure souhaitée.

Excel n’affichera jamais la valeur 1 pour l’heure car au-delà de 23h59min59s, il réinitialise son numéro de série à partir de 0. Pour aller jusqu’au bout de la réflexion, Excel va ensuite utiliser les dates pour continuer à afficher l’heure souhaitée. Je reviendrai sur la gestion des dates dans un prochain article.

Grâce à ce numéro de série, Excel connaît systématiquement l’heure utilisée à la seconde près chaque fois qu’il reconnaît un format d’heure, et même s’il n’affiche qu’une partie de l’heure mentionnée.

Formatage des heures

Convention d’écritures

Une fois n’est pas coutume, les conventions de format utilisées par Excel sont identiques entre l’Anglais et le Français. Elles sont donc faciles à retenir !

La répétition des lettres h, m et s dans le formatage indique le nombre de digits utilisés pour l’affichage de l’heure. Les heures, minutes et secondes ne peuvent accepter plus de deux digits dans l’écriture du format d’heure.

Format standard

Excel s’appuie sur les paramètres régionaux de l’ordinateur ou du téléphone pour afficher l’heure suivant le format standard utilisé dans ton pays. En Europe, Excel suit le système européen suivant un format 24h. Dans les pays anglo-saxons, le format utilisé sera plutôt le format 12h AM/PM. Dans cet article, je vais me focaliser sur le système standard européen de 24h. Le format n’étant qu’un affichage, rien ne change au niveau du numéro de série, quel que soit le format utilisé.

Le format par défaut utilisé par Excel est le suivant :

hh:mm

Ce format indique que, sans mention explicite des secondes dans les données entrées par l’utilisateur, Excel va afficher les heures avec deux chiffres (« hh »), et les minutes avec deux chiffres également (« mm »).

Exemple : pour bien comprendre le formatage par Excel, voici les différences d’affichage pour deux exemples d’heure : 4 heures 9 minutes, et 20 heures 36 minutes :

Pour 20h 36min, les heures et les minutes nécessitent deux chiffres chacun (20 et 36) pour les afficher en entier. Quel que soit le format utilisé, il n’y a pas de changement visible.

Pour 4h 9min, les heures et les minutes ne nécessitent qu’un seul chiffre (4 et 9) pour les afficher en entier. L’affichage par Excel dépend donc du nombre de digits mentionné dans le format.

Modifier le format de l’heure

Formats prédéfinis

Excel propose des formats par défaut pour afficher l’heure. Pour y accéder, sélectionne la cellule ou la plage de cellules à modifier. Tu as ensuite deux possibilités :

Possibilité 1 : sélectionne ‘Format de cellule’ sur le menu contextuel du clic droit de la souris.

Possibilité 2 : sur le ruban, dans le menu ‘Accueil’, clique sur l’icône du coin inférieur droit du groupe ‘Nombre’.

Dans la boîte de dialogue « format de cellule », dans l’onglet ‘Nombre’’ et la catégorie ‘Heure’, tu peux sélectionner l’un des choix proposés par Excel. Ce système te permet par exemple de basculer sur un affichage au système 12h AM/PM, ou d’afficher un format heures:minutes:secondes.

La sélection avec un ‘*’ est le choix par défaut dans les paramètres régionaux du système d’exploitation (l’ordinateur ou le téléphone). C’est celui que tu vas retrouver dans le raccourci sur le ruban :

Formats personnalisés

Si les choix prédéfinis ne te conviennent pas, tu as également la possibilité d’écrire toi-même le format que tu souhaites afficher. Il te suffit de revenir sur la boîte de dialogue « format de cellule » et de sélectionner la catégorie « Personnalisée ». Tu vas composer ton format dans la zone ‘Type’ encadrée en rouge ci-dessous.

Pour écrire le format souhaité, tu dois maintenant respecter les conventions imposées par Excel pour qu’il puisse te comprendre. Pour le reste, tu es très libre. La zone « Exemple » affiche l’aperçu en temps réel du format tel que tu l’as écrit. Il ne sera pris en compte dans la cellule qu’après validation.

Si tu souhaites calculer un total d’heures qui peut dépasser le cycle d’une journée, tu peux imposer à Excel d’afficher le résultat en somme d’heures sans prendre en compte le cycle journalier des heures (qui est de 24h). Il suffit d’entrer ton format d’heures entre crochets []. C’est typiquement le cas d’un suivi d’heure de travail ou un classement sportif avec cumul de temps (Tour de France cycliste ou trail à étapes par exemple).

Ce système fonctionne également pour les minutes et les secondes. Elles suivent cependant un cycle de 60 (minutes ou secondes).

Exemple : dans le tableau ci-dessous, j’ai appliqué pour chaque heure le format mentionné dans la première colonne afin de te permettre de visualiser les différences :

Lors de l’utilisation du format [m], Excel le considère comme des minutes, quel que soit le nombre de répétitions de la lettre. Ainsi dans l’exemple ci-dessus, les minutes sont affichées avec au moins 3 digits dans le format [mmm]. Attention, sans les crochets, Excel aurait considéré ce format comme des mois et non plus des minutes.

Les contraintes du format personnalisé

Les heures, minutes et secondes s’écrivent avec une ou deux lettres au maximum, comme vu précédemment (voir les conventions d’écriture), sauf dans le cas où elles sont mentionnées entre crochets.

Pour que Excel le prenne comme tel, le format des minutes doit obligatoirement :

• Suivre le format des heures ou précéder le format des secondes
• Comporter deux digits au maximum

La seule exception est l’utilisation des crochets. Dans ce cas, le format des minutes peut se passer du format d’heures et du format des secondes, et comporter autant de digits que nécessaire.

Si ces conditions ne sont pas remplies, Excel considère le format comme un format de mois (nous y reviendrons dans un prochain article).

Le séparateur des heures, minutes et seconde peut être n’importe quel caractère car il s’agit uniquement d’un affichage : point ‘.’, deux points ‘:’, barre de fraction ‘/’, [espace]… Attention, le point-virgule ‘;’ ne fonctionne pas car il est interprété par Excel comme un séparateur d’arguments de fonction. Tu peux cependant écrire ton format sans séparateur si tu le souhaites.

Les divisions de la seconde (dixièmes, centièmes, millièmes, …) sont accessibles en ajoutant une virgule ‘,’(ou un point ‘.’ En fonction de tes paramètres régionaux) après les secondes, suivie du nombre de zéros souhaités pour afficher la précision nécessaire. Seule la virgule (ou le point) indique à Excel qu’il s’agit de divisions de la seconde. Tout autre séparateur ne sera pas pris en compte.

Attention : Bien que les divisions de la seconde soient correctement prises en compte, Excel ne les affichera pas dans la barre de formule.

Il existe également une possibilité d’ajouter du texte en guise de séparateur, pour afficher un vrai « 4h 9min 7s ». Le séparateur-texte sera dans ce cas entouré par des guillemets "". Excel le considèrera comme du texte à inclure, et non comme du format d’heure. Bien que l’espace soit un séparateur accepté par Excel, je te recommande d’inclure dans les guillemets tous les espaces que tu souhaites afin de pas générer d’erreur d’interprétation pour Excel car ce qui marche pour l’heure ne fonctionnera pas toujours dans d’autres circonstances ou d’autres utilisations.

Exemple : voici un tableau reprenant quelques formats personnalisés possibles pour l’heure 4h 9 min 7s et 768 millièmes de secondes. Les millisecondes sont affichées uniquement lorsque dans le format y faisant explicitement référence :

hh:mm:ss,000

Dans le tableau ci-dessus, tu peux voir que Excel prend bien en compte les millièmes de secondes car dans l’affichage, il arrondit systématiquement le résultat à la seconde supérieure.

Fonctions liées à l’heure

Plusieurs fonctions sont associées à la gestion de l’heure dans Excel :

MAINTENANT

Cette fonction affiche la date et l’heure complètes au moment de la validation de la formule (temps figé).

Utilisation : =MAINTENANT()

HEURE

La fonction HEURE traduit le nombre sélectionné en heures. Attention, la valeur obtenue suit le cycle journalier des heures.

Exemple : j’ai repris les exemples tirés du tableau précédent en conservant le format [hh]:mm:ss pour une meilleure compréhension. Avec la formule HEURE, Excel affiche 0 en colonne B car l’heure n’est composée que de secondes. Excel affiche également 0 en colonne F car 120h correspondent exactement à un cycle d’heures complet (5 cycles pour être précis 😋). La valeur 0 affichée correspond donc bien à une réinitialisation du cycle d’heures.

Utilisation : =HEURE(Argument 1)

où Argument 1 est soit écrit directement dans la formule, soit fait référence à une cellule contenant la valeur souhaitée.

MINUTE

À l’instar de la fonction HEURE, la fonction MINUTE traduit le nombre sélectionné en minutes. Attention, la valeur obtenue suit le cycle des minutes (60 minutes par cycle).

Le tableau ci-dessus reprend les résultats de la fonction MINUTE pour les exemples mentionnés.

Utilisation : =MINUTE(Argument 1)

SECONDE

SECONDE fonctionne comme les fonctions HEURE et MINUTE. Elle suit également le cycle des secondes (60 secondes par cycle).

Utilisation : =SECONDE(Argument 1)

TEMPS

La fonction TEMPS permet de convertir trois nombres en un format unique d’heure reconnu et géré par Excel. Chaque nombre représente dans l’ordre les heures, les minutes puis les secondes.

Bien évidemment, les cycles des heures, minutes et secondes est respecté. Le format d’affichage par défaut est le système 12h AM/PM. S’il ne te convient pas, il te suffit de le modifier comme tu le souhaites (si tu ne sais pas comment faire, relis l’article depuis le début 😁)

Utilisation : =TEMPS(Heures;Minutes;Secondes)

Exemple : dans le tableau ci-dessous, trois nombres sont utilisés pour afficher l’heure grâce à la fonction TEMPS.

Excel a traduit les 75 secondes demandées en 1 minute et quinze secondes, et affiche l’heure en conséquence : 15h 15min 15s.

TEMPSVAL

La fonction TEMPSVAL convertit une valeur écrite sous un format d’heure reconnu par Excel et renvoie son numéro de série associé. Le format utilisé doit obligatoirement être inscrit entre guillemets. C’est la raison pour laquelle cette fonction ne permet pas de cibler une cellule contenant l’heure à convertir. La valeur à convertir doit obligatoirement être inscrite « en dur » dans la formule.

Utilisation : =TEMPSVAL(« Heure »)

Tu es à la fin de cet article, tu connais maintenant toutes les astuces pour que Excel affiche exactement ce que tu souhaites concernant l’heure.

Quels sont les utilisations que tu vas pouvoir améliorer dans ta pratique d’Excel suite à cette lecture ?